Veel zaken bepalen de mate van deelname aan een vergadering - bovenaan die lijst staat de zaalopstelling, omdat die een grote rol speelt bij het bereiken van de doelstellingen van verschillende vergaderingen.
Het organiseren van een succesvolle vergadering vereist een aanzienlijke mate van betrokkenheid van de deelnemers. Veel dingen bepalen de mate van deelname aan een vergadering - boven aan die lijst staat de zaalopstelling. Er moet rekening worden gehouden met de inrichting van de ruimte omdat die een grote rol speelt bij het bereiken van de doelstellingen van verschillende vergaderingen. Fysieke ruimtes kunnen een sfeer creëren die niet alleen invloed heeft op de efficiëntie van de spreker, maar ook op de interactie met het publiek. Doordachte ruimte-ontwerpen kunnen sociale barrières tussen sprekers en hun publiek minimaliseren.
Verschillende vergaderzaal opstellingen
Technologie speelt ook een belangrijke rol bij het stimuleren van betrokkenheid. Het maakt het gemakkelijker om ideeën en informatie te communiceren en om deelnemers op afstand te betrekken.
Wij zullen verschillende zaalopstellingen en bijbehorende technologie onderzoeken om u te helpen de perfecte zaal voor uw vergadering te kiezen.
Boardroom stijl
Deze specifieke opstelling bestaat uit één grote tafel die plaats biedt aan ongeveer 6 tot 20 personen en toch nog ruimte biedt voor hun diverse apparatuur zoals laptops, mobiele telefoons, videoconferentie-apparatuur en andere gadgets. Deze stijl is effectief omdat alle deelnemers naar het midden moeten kijken om ervoor te zorgen dat er rondom gediscussieerd en deelgenomen kan worden.
Deze opstelling is het meest effectief bij vergaderingen met videoconferencing en brainstormsessies. De beste technologische hulpmiddelen die voor deze zaalopstelling kunnen worden gebruikt, zijn het interactieve aanraakscherm, samen met een digitale flipchart voor brainstormsessies en de persoonlijke apparaten van de deelnemers voor draadloze schermdeling.
Auditorium stijl
De opstelling in auditorium- of theaterstijl is de regelmatige opstelling van stoelen in rijen, net zoals in theaters. De leden zitten in deze rijen, die idealiter een opening in het midden hebben en zo een soepele beweging mogelijk maakt. Zij luisteren en letten op de sprekers, die gewoonlijk op een podium zitten dat ook ruimte biedt voor auditieve en visuele hulpmiddelen. Er kunnen veel deelnemers tegelijk aanwezig zijn en de aandacht is vooral op de spreker gericht.
Door zijn opstelling is het de beste oplossing voor evenementen waarbij minder interactie tussen de deelnemers nodig is. Evenementen zoals bestuursvergaderingen, conferenties, productlanceringen, lezingen en voorstellingen en andere activiteiten die een groot aantal deelnemers vereisen. De beste technologie die werkt voor de auditoriumstijl is een groot scherm voor de presentatie.
U-vormige stijl
Zoals de naam al zegt, wordt deze opstelling in een U-vorm geplaatst. De opstelling van de stoelen en tafels is meestal open, zodat de deelnemers naar het midden kunnen kijken. Op die manier kunnen ze tegelijkertijd naar de spreker en naar elkaar kijken. Dit maakt interactie tussen hen mogelijk en geeft de spreker de gelegenheid om iedereen erbij te betrekken. In situaties waarin er een presentatie is, kan de open ruimte worden ingericht en gebruikt als presentatieruimte.
De beste technologische hulpmiddelen om te gebruiken in U-vormige opstellingen zijn een groot scherm om te presenteren, een digitale flipchart om te brainstormen, en de persoonlijke apparaten van de deelnemers om effectief samen te werken.
Wat is de beste opstelling voor uw vergadering??
Nu u weet welke soorten opstellingen voor uw vergaderingen kunnen worden gebruikt, is de volgende stap het bepalen van de beste opstelling die voor uw vergadering zal werken. U moet rekening houden met het doel dat u wilt bereiken met uw vergadering, en met het aantal deelnemers dat de vergadering zal bijwonen. Hier is hoe u de beste zaalopstelling voor uw vergadering kunt kiezen.
Boardroom stijl
Het laat een aanzienlijke mate van interactie toe tussen de deelnemers in een kleine groep. Als u een groep van 5-12 mensen hebt die moeten brainstormen en een belangrijke beslissing moeten nemen over een voorstel of een project, kunt u het beste kiezen voor de Boardroom stijl. De grote tafel biedt ruimte aan gadgets en samenwerkingshulpmiddelen die helpen bij het maken van aantekeningen en het nemen van beslissingen.
Auditorium stijl
Voor vergaderingen met een groot aantal deelnemers die zo min mogelijk interactie vereisen, werkt de opstelling van het auditorium het best. Of het nu gaat om een bestuursvergadering of een training voor deelnemers waarbij de spreker een belangrijke rol speelt, u kunt het beste deze opstelling gebruiken.
U-vormige stijl
Deze stijl zorgt voor de beste interactie. Wanneer de deelnemers tijdens de vergadering moeten samenwerken en met elkaar in interactie moeten treden, of wanneer het gaat om een sessie of training waarbij veel communicatie nodig is, is een U-vormige zaalstijl de beste keuze. Het gaat om een relatief kleine groep mensen, en u hebt de keuze om de tafels te verwijderen zodat de groep in kleinere groepen of cirkels kan uiteenvallen.
De verschillende zaalopstellingen die er zijn, maken een verscheidenheid aan betrokkenheid en leren (of beide) mogelijk, al naar gelang het geval voor uw vergaderingen. U hebt de keuze om uw vergaderruimte aan te passen aan de doelstellingen die u met uw vergaderingen wilt bereiken en er het beste uit te halen. Bent u op zoek naar nieuwe technologie om uw vergaderruimtes aan te vullen? Bekijk hier ons aanbod.
Geschreven door: Caitlin Paterson op maandag 21 juni 2021